Como cuidar da papelada dos condomínios

Por Cecília Lima

Em um contexto no qual os espaços urbanos estão cada vez mais limitados e cada metro quadrado é preciosamente disputado, encontrar lugar para arquivar documentos é um verdadeiro desafio para qualquer administrador. É verdade que os processos de digitalização facilitaram muito a vida dos síndicos, no entanto alguns papéis ainda precisam existir em sua forma física e concreta, demandando organização e disponibilidade de armários para tal.

Gerenciar a burocracia de um condomínio requer habilidade. Para se ter uma ideia, estima-se que um condomínio residencial de médio porte, com aproximadamente 200 unidades, acumule cerca de mil papéis ao longo de um ano, incluindo ai comprovantes de pagamento, extratos bancários, balancetes, notas fiscais, contratos, ofícios, cópias de comunicados, etc.

Prazo – O que fazer com tudo isso? Por quanto tempo guardar? Quando descartá-los? A advogada Viviane Lopes presta consultoria a alguns condomínios residenciais e comerciais na capital pernambucana, Recife (PE), e ressalta que deve ser observado o “prazo de validade” de cada documento. “O descarte não pode ser aleatório, pois existe uma legislação para isso e, quando detectada negligência, o síndico poderá responder por tal ato mesmo após o término do seu mandato, pela perda de documentos”, alerta.

Ela cita que alguns documentos, a exemplo das plantas do condomínio, não podem ser perdidos em sua forma impressa em tempo algum. Outro exemplo: o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) tem prazo de prescrição de 30 anos, nesse largo período, o funcionário pode questionar os depósitos feitos pelo empregador, então o condomínio deve armazenar os comprovantes.

Há, entretanto, papéis menos duradouros, com alta rotatividade, e que não necessitam ficar guardados por tanto tempo: contratos de serviços já prestados, orçamentos, comprovantes bancários que podem facilmente ser reemitidos por meio de aplicativo. O ideal é que, antes de descartá-los efetivamente, sejam escaneados e armazenados em arquivos digitalizados no computador.

Administradoras – Algumas administradoras de condomínio oferecem o serviço de guarda de documentos e, em alguns casos, é cobrada uma taxa extra por ele, com a garantia de que qualquer papel será localizado e entregue em no máximo dois dias úteis. Ao contratar um serviço dessa natureza, certifique-se que a administradora garante aos condôminos o acesso a essa documentação, caso assim desejem, pois essa é uma prerrogativa legal que não lhes pode ser negada. A consulta aos documentos do condomínio pode ser feita por qualquer morador, sem objeções.

Caso a escolha seja pelo armazenamento no próprio condomínio, faça-o em um ambiente apropriado, longe umidade, visando a uma maior preservação do papel e os documentos devem ficar dentro de um arquivo separado por pastas facilmente identificáveis por categorias. O síndico deve evitar, sempre que possível, trazer os materiais do condomínio para a sua residência, misturando com seus próprios pertences. O ideal é que haja um local no prédio para essa alocação.

*Jornalista