Papeis que valem segurança


*Andréa Mattos

 

 

Por lei, os condomínios estão livres de livros fiscais, mas são eles que comprovam os gastos do condomínio, que qualquer morador pode tirar suas duvidas quanto à aplicação dos recursos arrendados.

 

Embora excelentes para controlar o fluxo de caixa, os condomínios estão dispensados do uso de livros fiscais, por não serem considerados pessoas jurídicas e não visarem lucro. Mas os síndicos não abrem mão de pastas e livros que comprovam o seu trabalho, que são instrumentos documentais dos gastos, movimento de caixa, por exemplo. Os livros onde são registradas as decisões trabalhistas, assim como as horas-extras, férias.

Alguns dos documentos nunca caducam, outros possuem prazo de validade, que precisam de constantes alterações.

Documentação básica: estes documentos não possuem prazo de guarda, pois não “caducam”.

 

  • Convenção do condomínio
  • Regulamento interno
  • Livro de Atas
  • Livro de presença dos condôminos em assembleias
  • Cadastro dos condôminos
  • Plantas estruturais, das redes hidráulica e elétrica

 

Documentação contábil: estes documentos devem ser guardados por pelo menos cinco anos.

  • Balanço de contas da administração anterior
  • Taxa da licença anual para o funcionamento dos elevadores e outros aparelhos de transporte, pagas à prefeitura.
  • Arquivos com as despesas e receitas dos últimos cinco anos
  • Arquivos com as contas a pagar
  • Cartão do CNPJ (CGC).
  • Contrato de seguro e apólices.
  • Contrato dos elevadores, bombas d’água, portões e piscina.
  • Contratos de prestação de serviços.
  • Contrato da administradora

Documentação dos funcionários: estes documentos devem ser mantidos em caráter permanente, mesmo em caso de funcionários desligados há mais de cinco anos. Segundo a lei, é preciso manter arquivado os originais de todas as guias do INSS e do FGTS.

  • Livros ou cartão de ponto.
  • Horário de trabalho.
  • Carimbo do CNPJ (CGC).
  • Matricula do INSS.
  • Livro de registros de Empregados.
  • Livros de inspeção do trabalho.
  • Contratos de experiência.
  • Folha de pagamento.
  • Arquivos com a totalidade das rescisões de contrato de trabalho.
  • Cadastro do empregador para o vale transporte.
  • Declaração e termo de responsabilidade – vale transporte.
  • Termo de responsabilidade para a concessão do salário-família.
  • Declaração de dependentes para fins de desconto do imposto de renda.
  • Guias – contribuição sindical; INSS; FGTS; PIS; IR.
  • Certidões Negativas de Débito (CND) do INSS e FGTS a cada três meses, se o responsável pelo pagamento é a administradora ou o contador.
  • RAIS(Relação Anual de Informação Social).
  • DIRF ( Declaração do Imposto de Renda na Fonte).
  • Comprovante de rendimentos pagos e de retenção de Imposto de Renda na Fonte.
  • Outros itens relacionados: Relação de funcionários.

 

 

 

 

*A autora é jornalista e colaboradora do Jornal do Sindico