*Andréa Mattos
Por lei, os condomínios estão livres de livros fiscais, mas são eles que comprovam os gastos do condomínio, que qualquer morador pode tirar suas duvidas quanto à aplicação dos recursos arrendados.
Embora excelentes para controlar o fluxo de caixa, os condomínios estão dispensados do uso de livros fiscais, por não serem considerados pessoas jurídicas e não visarem lucro. Mas os síndicos não abrem mão de pastas e livros que comprovam o seu trabalho, que são instrumentos documentais dos gastos, movimento de caixa, por exemplo. Os livros onde são registradas as decisões trabalhistas, assim como as horas-extras, férias.
Alguns dos documentos nunca caducam, outros possuem prazo de validade, que precisam de constantes alterações.
Documentação básica: estes documentos não possuem prazo de guarda, pois não “caducam”.
- Convenção do condomínio
- Regulamento interno
- Livro de Atas
- Livro de presença dos condôminos em assembleias
- Cadastro dos condôminos
- Plantas estruturais, das redes hidráulica e elétrica
Documentação contábil: estes documentos devem ser guardados por pelo menos cinco anos.
- Balanço de contas da administração anterior
- Taxa da licença anual para o funcionamento dos elevadores e outros aparelhos de transporte, pagas à prefeitura.
- Arquivos com as despesas e receitas dos últimos cinco anos
- Arquivos com as contas a pagar
- Cartão do CNPJ (CGC).
- Contrato de seguro e apólices.
- Contrato dos elevadores, bombas d’água, portões e piscina.
- Contratos de prestação de serviços.
- Contrato da administradora
Documentação dos funcionários: estes documentos devem ser mantidos em caráter permanente, mesmo em caso de funcionários desligados há mais de cinco anos. Segundo a lei, é preciso manter arquivado os originais de todas as guias do INSS e do FGTS.
- Livros ou cartão de ponto.
- Horário de trabalho.
- Carimbo do CNPJ (CGC).
- Matricula do INSS.
- Livro de registros de Empregados.
- Livros de inspeção do trabalho.
- Contratos de experiência.
- Folha de pagamento.
- Arquivos com a totalidade das rescisões de contrato de trabalho.
- Cadastro do empregador para o vale transporte.
- Declaração e termo de responsabilidade – vale transporte.
- Termo de responsabilidade para a concessão do salário-família.
- Declaração de dependentes para fins de desconto do imposto de renda.
- Guias – contribuição sindical; INSS; FGTS; PIS; IR.
- Certidões Negativas de Débito (CND) do INSS e FGTS a cada três meses, se o responsável pelo pagamento é a administradora ou o contador.
- RAIS(Relação Anual de Informação Social).
- DIRF ( Declaração do Imposto de Renda na Fonte).
- Comprovante de rendimentos pagos e de retenção de Imposto de Renda na Fonte.
- Outros itens relacionados: Relação de funcionários.
*A autora é jornalista e colaboradora do Jornal do Sindico