Como cotar orçamentos com mais eficiência

Como cotar orçamentos
com mais eficiência

Quem trabalha com administração
sabe que uma
constante missão é “fazer
mais com menos” e isso implica
buscar estratégias para ter mais
eficiência na gestão do dinheiro.
Diferentemente do que ocorre na
administração pública – na qual
existem dispositivos legais que
ditam as prioridades para os processos
de compra – no condomínio
não há tanta burocracia,
porém o objetivo de primar pela
obtenção do melhor serviço com
menor custo deve ser igualmente
buscado, realizando cotações eficientes.
Primeiros passos – Ao identificar
uma necessidade do condomínio,
o síndico deve iniciar uma
busca ativa por fornecedores. Por
exemplo, chegou a hora de fazer
a manutenção nas caixas d’água
do prédio, como proceder? O
primeiro passo é entrar em contato
com a última empresa que
prestou o serviço e procurar saber
o valor que seria para repetir
a mesma atividade. A partir daí,
pode-se iniciar uma procura em
sites da internet, classificados de
jornal e indicações.
O administrador deve tentar
entender como o processo que
ele deseja executar é feito para
ter um parâmetro comparativo
com as empresas. Ainda usando
o exemplo das caixas d’água:
que produto é usado, de quantos
meses é a garantia, se há técnicos
habilitados. É importante ter um
conhecimento mínimo sobre o
serviço a ser desenvolvido na
hora de buscar comparativos de
preço, caso contrário “o barato
pode sair caro”, pois o síndico que
desconhece os detalhes da atividade
pode se deixar levar apenas
por valores de orçamentos mais
baixos, mas que não entregarão
um resultado satisfatório.
Confrontando preços – o ideal
é captar, no mínimo, três orçamentos
para o serviço que precisa
ser contratado ou para a
compra do equipamento ou insumo
necessário à demanda do
condomínio. Havendo tempo e
interesse, é possível ampliar essa
pesquisa para mais orçamentos e
assim se tem uma visão melhor
das variações de preço do mercado.
Embora o intuito seja o de
baratear os custos e economizar,
nem sempre a cotação mais baixa
será a vencedora da “competição”,
pois o gestor deve levar em
consideração aspectos como a
reputação da empresa e a qualidade
dos resultados.
É interessante, portanto, anexar
uma “justificativa” ao contrato
ou nota fiscal, caso o orçamento
escolhido não seja o mais barato.
Assim, questionamentos futuros
poderão ser respondidos
com maior facilidade. Isso tudo
deve ser amplamente divulgado
comunidade condominial: seja
por meio do site do condomínio,
blog, e-mail, mural de avisos ou
durante assembleia.
Arquivamento – É fundamental
que o síndico seja transparente
na demonstração das cotações,
pois isso prova que ele se esforçou
para buscar diferentes opções
de fornecedores, barganhando
melhores condições em defesa
dos interesses coletivos. Mesmo
após a realização da compra ou
serviço da empresa escolhida,
o síndico não deve descartar as
outras cotações! É prudente que
ele mantenha os orçamentos cotados
arquivados para usar como
defesa em possível problema futuro,
provando que a contratação
foi realizada da melhor maneira
para o condomínio.