4 dicas de gestão para o síndico de “primeira viagem”

O equilíbrio, a organização e a eficiência de um condomínio são o reflexo direto do desempenho do seu síndico, ou seja, daquela pessoa que ocupa o cargo máximo à frente das questões administrativas da comunidade. Sabemos que esta tarefa não é fácil, principalmente quando o posto é assumido por alguém ainda inexperiente na função, pouco familiarizado com as peculiaridades exigidas. Embora com boa vontade, é comum que muitos temores perpassem os sentimentos dos síndicos de “primeira viagem”, mas não há motivos para tanta preocupação. Com responsabilidade e transparência, a garantia de se executar um bom mandato é certa. Para tanto, confira a seguir algumas dicas que reunimos para os “novatos” do segmento! 1) Cuide dos documentos do condomínio – Para se ter uma ideia, estima-se que um condomínio residencial de médio porte, com aproximadamente 200 unidades, acumule cerca de mil papeis ao longo de um ano, incluindo aí comprovantes de pagamento, extratos bancários, balancetes, notas fiscais, contratos, ofícios, cópias de comunicados, etc. Algumas administradoras de condomínio oferecem o serviço de guarda de documentos e, em alguns casos, é cobrada uma taxa extra por ele, com a garantia de que qualquer papel será localizado e entregue em no máximo dois dias úteis. Caso a escolha seja pelo armazenamento no próprio condomínio, faça-o em um ambiente apropriado, longe umidade, visando a uma maior preservação do papel e os documentos devem ficar dentro de um arquivo separado por pastas facilmente identificáveis por categorias. O síndico deve evitar, sempre que possível, trazer os materiais do condomínio para a sua residência, misturando com seus próprios pertences. 2) Compartilhe responsabilidades com o Conselho – A constituição de um conselho fiscal, de acordo com o artigo 1.356, do Código Civil, é facultativa, podendo “haver no condomínio um Conselho Fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico”. A sua finalidade básica é fiscalizar a gestão do condomínio, fazendo o monitoramento criterioso do andamento das manutenções, checando as transações financeiras e, quando necessário, fazendo os questionamentos pertinentes, cobrando do síndico uma atuação sempre transparente. o conselho fiscal pode e deve auxiliar o exercício do mandato do síndico, criando um ambiente colaborativo e compartilhando a responsabilidade pelo manejo orçamentário do condomínio. 3) Mantenha um Fundo de Reservas – Este fundo consiste em uma arrecadação extra de periodicidade mensal – que varia entre 5% a 10% da taxa condominial – e visa à garantia de suporte mediante despesas extraordinárias e inesperadas. Para ser legal, o fundo de reserva deve constar na convenção do condomínio e caso ela não preveja a alíquota, a assembleia deverá deliberar o percentual. É válido destacar que este é um compromisso de responsabilidade exclusiva de proprietários, inquilinos não são obrigados a pagar.

O síndico deve agir máximo de transparência ao acionar o fundo, buscando ser claro em suas justificativas 4) Contrate uma Administradora competente – O auxílio de uma administradora de condomínios pode ser de grande ajuda na hora de organizar toda a burocracia que envolve a gestão do condomínio, principalmente quando o síndico é estreante. De acordo com a legislação brasileira, não é obrigatória que sua contratação passe previamente pela aprovação da assembleia, a não ser que a convenção do condomínio preveja isso como uma obrigatoriedade a ser votada. Além do custo final, devese levar em consideração a carteira de serviços oferecidos e, dentre esses, optar pelo pacote que melhor atende às necessidades do condomínio. Essa assessoria geralmente é dividida entre serviços essenciais e auxiliares. Os primeiros incluem assessoria contábil e toda a gestão de finanças, já os serviços auxiliares, os quais podem ser solicitados separadamente, são diversos: desde arquivamento de documentos a serviços gerais de manutenções, assessoria jurídica, secretariado para realizações de assembleias, fornecimento de aplicativos e outras soluções tecnológicas.