Organizando o ano com planejamento estratégico

Organizando o ano com planejamento estratégico

O começo do ano é também
o momento de “arrumar
a casa” e organizar um
passo a passo para os meses que
virão. Uma gestão administrativa
eficiente passa, obrigatoriamente,
por um bom planejamento financeiro,
pois é impossível gerenciar
um condomínio no “improviso”.
Muitas ações devem ser programadas
desde já e isso independe
se o síndico está começando ou
concluindo o seu mandato.
O primeiro passo para construir
um plano eficaz é fazer um levantamento
de despesas. Para isso,
é interessante dividir os gastos
do condomínio em 3 categorias
simples: as despesas que são previstas
e se têm todo mês; as despesas
que são previstas, mas não
são feitas todos os meses (seguem
uma periodicidade diferente) e,
por fim, as despesas imprevistas.
No primeiro grupo estão aqueles
gastos considerados “ordinários”.
Aqui se incluem, por exemplo, insumos
de toda natureza (produto
de limpeza, material de escritório,
agentes químicos para a piscina,
etc), todos os contratos fixos
mensais (administradora, assessoria
jurídica e contábil), quadro
de funcionários com encargos e
reajustes do ano (zeladoria, portaria,
limpeza, vigilância, jardinagem),
média do consumo baseado
no ano anterior (gás, água,
energia), remuneração do síndico
(caso haja). Pode-se contabilizar
também parcelas de impostos e
seguro patrimonial pagas mensalmente.
O segundo grupo é negligenciado
com frequência e aqui mora o
perigo. No intuito de “baratear”
a previsão orçamentária do condomínio,
muitos síndicos apenas
ignoram a necessidade de realização
de certas manutenções. A
questão em se agir assim é que,
além de estar sendo negligente e
colocando em risco a integridade
do patrimônio e dos moradores,
o “benefício” da economia geralmente
não é alcançado: remediar
problemas sai muito mais caro
que preveni-los, quase sempre.
É fundamental que o síndico crie
um cronograma de manutenções
preventivas, compondo assim o
segundo grupo com as ditas “despesas
que são previstas, mas não
são feitas todos os meses”, categorizando-
as de acordo com a periodicidade
com a qual devem ser
feitas: se bimestral, trimestral, semestral,
anual… Outra dica muito
importante é fazer a cotação dos
valores desses serviços já atualizados
com a tabela de preços de
2021 ou, não sendo possível, estimar
uma margem a mais para
cada um. Aqui entram limpezas
de reservatórios, vistorias de
para-raio, dedetização, testes na
distribuição de gás, check-up nos
aparelhos de ar-condicionado, entre
outros exemplos.
Por fim, existem aquelas despesas
que não foram previstas, mas
um plano seguro deve contemplar
também uma margem para os imprevistos
ou, ainda, para aquilo
que se deseja fazer, mas não está
definitivamente planejado (como
uma reforma ou aquisição de
equipamento). O síndico precavido
também deve se antecipar e já
calcular um percentual de inadimplência,
baseando-se na taxa de
2020, para poder fazer um melhor
planejamento. De posse dessas
informações, é possível estimar o
que precisará ser investido ao longo
de 2021 e, assim, também estabelecer
o montante que precisa ser
arrecadado entre os condôminos,
definindo metas e objetivos.