Assembleias condominiais e a cautela com atas e procurações

Seja ordinária ou extraordinária, a assembleia é o evento mais importante da rotina dos condomínios.

É na assembleia que os condôminos se reúnem para, oficializar, por meios legítimos, deliberações acerca de temas de interesse coletivo. Esse registro oficial se dá pela escritura da ata, que dá fé do que está dito e tem valor documental.

A ata trata-se de uma narrativa (quase literal), simplesmente, de tudo o que se passou na reunião de condôminos. A narrativa costuma ser clara e objetiva, transcrevendo exatamente as colocações que foram expressas na ocasião e as decisões tomadas a respeito de cada pauta, não esquecendo de especificar o quórum (quantos votantes) teve cada votação.

Embora muitas pessoas acreditem que a tarefa de escrever a ata seja uma atribuição do síndico, isso não é o ideal. Inclusive, a maioria das Convenções o proíbem de redigir a ata, priorizando sua participação na condução da assembleia, dedicando-se a responder aos questionamentos dos participantes. Uma outra pessoa deverá ser designada para escrever a ata da reunião. Esta será a secretária ou secretário do presidente da assembleia.

Atas digitadas e manuscritas têm o mesmo valor documental, desde que assinadas por quem a redigiu e por quem presidiu a sessão. O texto final deve estar impresso ao término da assembleia, anexado ao livro de atas do condomínio, e lida perante todos os presentes ou, em caso de tempo esgotado, deverá obrigatoriamente ser lida na próxima reunião.

As procurações podem ser usadas como instrumentos de representação para qualquer finalidade. O instrumento particular deve conter a indicação do lugar onde foi passado, a qualificação do outorgante e do outorgado, a data e o objetivo da outorga com a designação e a extensão dos poderes conferidos. Fica a critério do terceiro – no caso, o condomínio e da convenção – com quem o mandatário tratar a possibilidade de exigir que a procuração traga a firma reconhecida.

Na hora de declarar presença, a assinatura na ata deve deixar claro quem participou da reunião: o procurador deve escrever na lista de presença o nome de quem está representando por procuração e o seu próprio. Por exemplo: “Maria Aparecida da Silva, por procuração de José Soares”.