Informações completas de seu condomínio digitalizadas

A gestão de documentos de um condomínio é algo bem complicado. Até porque eles nunca diminuem, ao contrário, a cada ano que se passa mais acumulam e detalhe, não devem ser descartados em sua maioria.

“Pronto para mergulhar e ficar “sem papel”? Estas palavras, escritas pelo autor escocês Samuel Smiles no seu ensaio Thrift(economia) de 1875, continuam a ser um bom conselho para empreendedores, empresas e condomínios de hoje – especialmente quando se trata de manter registros.

Os documentos importantes de seu condomínio estão localizados onde você pode obter rapidamente? Ou estão em gavetas, dentro de arquivos lotados, ou até podem estar salvos online, mas são tantos que é difícil encontrar algo rapidamente, não é? Realmente é muito papel, são muitos documentos, fica bem complicado.

O que seu condomínio pode precisar é de um sistema de gerenciamento de registros de qualidade, que possa facilitar a busca de impostos, comprovar pagamentos, contestar registros bancários ou de fornecedores quando necessário e até mesmo estabelecer o que aconteceu em caso de ação judicial.

Como manter os documentos organizados de seu condomínio? Através da digitalização de documentos, ou seja, o processo de captura de imagens que estão em papel. As imagens dos documentos físicos são transformadas em formato digital por meio de um software de conversão OCR, que tem reconhecimento óptico de caracteres, então digitaliza imagens de documentos e as transforma em documentos de texto.

Há tantos benefícios em se tornar digital, quando se trata de documentos que listamos alguns:

É sem dúvidas uma forma de melhorar a segurança das informações em caso de extravio, perda ou sinistro;

Traz a facilidade em pesquisar documentos com palavras-chave relevantes;

Economia no custo de papel e suprimentos de impressão;

Preservação das informações, por mais tempo, manuseados adequadamente, não degradam como o papel;

Registros digitais não ocupam espaço físico;

Os registros são protegidos digitalmente, oferecendo controle de acesso total, e também podem ser visualizados por várias pessoas ao mesmo tempo se for o desejo do síndico;

O meio ambiente agradece, menos papel, menos árvores mortas e menos papel em aterros sanitários.

Transforme tudo isso do papel para o digital, armários, salas e salas cheias de documentos, seja qual for o tamanho da sua conversão. Entre para a era digital!!!!

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