Como cotar orçamentos com mais eficiência

Por Cecília Lima

Quem trabalha com administração sabe que uma constante missão é “fazer mais com menos” e isso implica buscar estratégias para ter mais eficiência na gestão do dinheiro. Diferentemente do que ocorre na administração pública – na qual existem dispositivos legais que ditam as prioridades para os processos de compra – no condomínio não há tanta burocracia. Porém, o objetivo de primar pela obtenção do melhor serviço com menor custo deve ser igualmente buscado, realizando cotações eficientes.

Ao identificar uma necessidade do condomínio, o síndico deve iniciar uma busca ativa por fornecedores. Por exemplo, chegou a hora de fazer a manutenção nas caixas d’água do prédio, como proceder? O primeiro passo é entrar em contato com a última empresa que prestou o serviço e procurar saber o valor que seria para repetir a mesma atividade. A partir daí, pode-se iniciar uma procura através de indicações de outros síndicos vizinhos e, até mesmo, nos classificados aqui do Jornal do Síndico.

O administrador deve tentar entender como o processo que ele deseja executar é feito para ter um parâmetro comparativo com as empresas. Ainda usando o exemplo das caixas d’água: que produto é usado, de quantos meses é a garantia, se há técnicos habilitados. É importante ter um conhecimento mínimo sobre o serviço a ser desenvolvido na hora de buscar comparativos de preço, caso contrário “o barato pode sair caro”, pois o síndico que desconhece os detalhes da atividade pode se deixar levar apenas por valores de orçamentos mais baixos, mas que não entregarão um resultado satisfatório.

Confrontando preços – o ideal é captar, no mínimo, três orçamentos para o serviço que precisa ser contratado ou para a compra do equipamento ou insumo necessário à demanda do condomínio. Havendo tempo e interesse, é possível ampliar essa pesquisa para mais orçamentos e assim se tem uma visão melhor das variações de preço do mercado. Embora o intuito seja o de baratear os custos e economizar, nem sempre a cotação mais baixa será a vencedora da “competição”, pois o gestor deve levar em consideração aspectos como a reputação da empresa e a qualidade dos resultados.

É interessante, portanto, anexar uma “justificativa” ao contrato ou nota fiscal, caso o orçamento escolhido não seja o mais barato. Assim, questionamentos futuros poderão ser respondidos com maior facilidade. Isso tudo deve ser amplamente divulgado à comunidade condominial: seja por meio do site do condomínio, blog, e-mail, mural de avisos ou durante assembleia.

Arquivamento – É fundamental que o síndico seja transparente na demonstração das cotações, pois isso prova que ele se esforçou para buscar diferentes opções de fornecedores, barganhando melhores condições em defesa dos interesses coletivos. Mesmo após a realização da compra ou serviço da empresa escolhida, o síndico não deve descartar as outras cotações! É prudente que ele mantenha os orçamentos cotados arquivados para usar como defesa em possível problema futuro, provando que a contratação foi realizada da melhor maneira para o condomínio.

*Jornalista