Como prevenir fraudes no condomínio?

Fraude é a utilização de recursos de terceiros em benefício próprio de forma intencional. Isso não se limita ao recebimento de valores diretamente, mas também inclui o recebimento de materiais ou qualquer outro tipo de benefício oferecido por fornecedores ou moradores em troca de favores.

Quando se trata de fraude, é importante mencionar que na maioria dos casos o envolvimento é de mais que uma pessoa. É raro que o síndico cometa a fraude sozinho. Geralmente, ela ocorre em parceria com um fornecedor, funcionário ou membro da administração interna ou externa do condomínio.

Infelizmente, é comum que fornecedores ofereçam serviços superfaturados ao síndico, com a intenção de realizar um pagamento “por fora”.

Como evitar essas ações dentro de um condomínio? O caminho inicial é encontrar outros moradores com a mesma preocupação e participar das assembleias, com o objetivo de criar comitês para a formulação de políticas e regras. Seguem 5 pontos que certamente ajudarão na mitigação de fraudes:

Implantação de pasta digital: Muitos condomínios ainda mantêm a pasta de prestação de contas física, mas já existem diversas administradoras que oferecem a prestação de contas em formato digital e em tempo real, conciliando as despesas e receitas do condomínio, facilitando a fiscalização todas as movimentações financeiras de forma transparente.

Implantação de política de compras e cotações: Uma maneira de evitar o superfaturamento seria a exigência de apresentação de pelo menos três orçamentos, que seriam analisados pelo conselho fiscal. Isso evitaria aprovação de orçamentos muito acima dos outros. Para isso, é necessário criar regras claras de contratação e compras, aprovadas em assembleia.

Implantação regras de conflitos de interesse: Em diversos casos, a fraude acontece com pessoas de confiança. É fundamental que sejam criadas regras para evitar conflitos de interesse, proibindo, por exemplo, a contratação de parentes do síndico ou de membros da administração, bem como de empresas que tenham moradores como sócios.

Criação de comitês/comissões: Em assuntos como uma obra de grande valor, recomenda-se a criação de comitês. Moradores com experiência na área específica podem participar do processo de seleção de fornecedores, avaliando qualificações técnicas, documentações e outras informações necessárias.

Contratação de bons profissionais de apoio: É importante que o condomínio conte com bons profissionais, para mitigar os riscos de fraudes. Uma administradora, bem como um escritório de advocacia e de auditoria com boa reputação no mercado, ajuda a garantir uma gestão mais assertiva, já que esses fornecedores estão diretamente ligados à operação administrativa, financeira e jurídica do condomínio.

Essa é a melhor maneira de assegurar que o condomínio não está sendo vítima de fraude. A gestão é responsabilidade de todos os moradores e não se constrói do dia para a noite.

(*) Marco Bole responsável pela divisão de auditorias e investigações de fraudes de condomínios e associações. Perito Judicial, formado em Administração de Empresas.