Eleição de Síndico e os cuidados junto a Receita Federal

Por  – Simone Gonçalves – Advogada e Consultora Especialista em Direito Imobiliário e colaboradora do Jornal do Síndico

Publicado em 07/08/2025

O art. 1.348, inciso II, do Código Civil, estabelece que compete ao síndico praticar “os atos necessários à defesa dos interesses comuns”, o que inclui o adimplemento das obrigações do condomínio. Dentre essas obrigações, uma das mais importantes é a atualização dos dados do responsável legal junto à Receita Federal, ou seja, a cada nova eleição de Síndico.

Este procedimento é fundamental para garantir a regularidade fiscal do condomínio e evitar complicações administrativas. A inobservância deste tipo de obrigação inclusive pode configurar gestão desidiosa à frente do condomínio, justificando a responsabilização pessoal do síndico pelos prejuízos causados.

Neste artigo, abordaremos quem é considerado o responsável legal, a obrigatoriedade da atualização dos dados e como realizar esse procedimento corretamente.

Responsável Legal – O responsável legal pelo condomínio é o síndico eleito em assembleia geral, conforme previsto no artigo 1.347 do Código Civil. O síndico atua como representante legal da pessoa jurídica que é o condomínio e é o encarregado de responder civil e criminalmente pelos atos de gestão condominial.

É o síndico quem assina contratos, representa o condomínio em juízo ou fora dele, responde por questões trabalhistas, fiscais e tributárias. Além disso, também é o responsável por manter os dados cadastrais atualizados junto aos órgãos competentes, especialmente a Receita Federal.

Atualização do Cadastro – Ao assumir o mandato, o novo síndico precisa ser registrado como responsável legal no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) do condomínio. Essa atualização é fundamental para:

Garantir a validade de operações bancárias e fiscais;
Evitar inconsistências e pendências junto à Receita Federal;
Permitir a emissão de notas fiscais quando necessário;
Assegurar a regularidade do condomínio em auditorias e processos judiciais;
Evitar multas administrativas por falta de atualização cadastral.

Sempre que houver eleição ou substituição do síndico, é dever do representante legal atualizar os seguintes dados: nome do novo responsável legal; inserir CPF e RG do síndico, junto à Receita Federal Digital (gov.br); endereço para correspondência; informar data de início do mandato; encaminhar documento que comprove a eleição (ata registrada em cartório).

Essas informações são inseridas na base de dados da Receita Federal, por meio do Documento Básico de Entrada (DBE) e da Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica (FCPJ).

Passo a passo – O procedimento pode ser realizado por meio do site da Receita Federal, seguindo os seguintes passos:

1. Preencher o Programa Gerador de Documentos (PGD CNPJ) ou utilizar o sistema Coletor Nacional;
2. Gerar e assinar digitalmente o DBE;
3. Anexar os documentos obrigatórios, como: cópia da ata da assembleia que elegeu o síndico (registrada em cartório); documentos pessoais do síndico; comprovante de endereço do condomínio;
4. Protocolar o pedido via site ou presencialmente em uma unidade de atendimento (caso exigido);
5. Aguardar o deferimento e a atualização dos dados, referente ao CNPJ.

É recomendável que o processo seja acompanhado por um contador, administradora de condomínio ou advogado, para garantir a correta instrução do pedido.

Prazos e consequências – A atualização deve ser feita imediatamente após a eleição do novo síndico. A não realização traz diversas consequências, como por exemplo: impedimento para movimentação de contas bancárias; impossibilidade de regularização de obrigações fiscais e previdenciárias; invalidação de contratos assinados por quem não consta como responsável legal; multas aplicadas pela Receita Federal; dificuldades em relações judiciais e extrajudiciais.

Além dos dados referente ao CNPJ, o condomínio também deve manter organizados: livros de ata das assembleias; comprovações de eleição do síndico; regimento interno e convenção condominial registrados; contratos com fornecedores e funcionários; declarações fiscais obrigatórias (DIRF, DCTFWeb, EFD-Reinf, etc.). Manter a documentação em ordem facilita em casos de fiscalizações e garante a gestão transparente do condomínio.

A atualização dos dados do síndico junto à Receita Federal é uma exigência legal e um dos pilares da boa administração condominial. A regularidade cadastral garante o funcionamento financeiro, fiscal e jurídico do condomínio, evita sanções e reforça a credibilidade da gestão.

Administração de condomínios envolve não apenas a gestão cotidiana de despesas, manutenções e relações com os condôminos, mas também o cumprimento de obrigações legais e fiscais.