Maratona de assembleias para síndicos: como se preparar?

Geralmente no início do ano condomínios precisam realizar assembleias, seja para tratar de questões ordinárias, definir parâmetros ou questões que surjam a depender da demanda dos condôminos. Por isso, é natural que os síndicos se organizem

A gerente de propriedades, Bárbara Braz, comenta que a primeira dica para os síndicos neste período é o planejamento prévio, organizando com antecedência a pauta das reuniões, incluindo temas relevantes, como aprovação de contas, previsão orçamentária e eleição de cargos, se for o caso.

“Outro aspecto que os síndicos precisam preparar para as assembleias é organização da documentação, porque além de ser um período de discussão de temas relevantes, é também um momento de prestação de contas. Os síndicos devem organizar balancetes, contratos e relatórios financeiros, para que estejam atualizados e acessíveis a todos os participantes”, explica.

Os síndicos também devem usar os canais de comunicação que têm com os demais condôminos para antecipar dúvidas ou temas que podem ou não ser relevantes a serem levados para as assembleias. Essa dica pode ajudar os síndicos na melhor gestão do tempo durante as reuniões, otimizando o que vai ser debatido e evitando que muitas questões sejam inseridas que não estão na pauta da assembleia.

Em relação às questões legais, Bárbara Braz explica ser importante a convocação para a assembleia com antecedência e que o edital de convocação atenda à convenção do condomínio e do Código Civil, a fim de evitar questões judiciais posteriores. “Enviar com a antecedência mínima exigida, em geral de 8 a 10 dias antes da reunião, salvo especificações diferentes na convenção”, acrescenta.

Se tratando da prestação de contas é interessante que os síndicos disponibilizem com antecedência balancetes e contratos, ao Conselho Fiscal e demais condôminos e assim possam avaliar com calma. “Durante a assembleia, o parecer geral deve ser apresentado, seguido da votação. Isso evita discussões longas e improdutivas”, indica a gerente.

Como organizar a prestação de contas:

Avalie os gastos reais do ano anterior para projetar os custos do próximo período;

Calcule se a taxa condominial atual será suficiente para cobrir as despesas previstas;

Inclua um percentual para o fundo de reserva e manutenção preventiva;

Planeje custos extras, como reformas ou aquisições de equipamentos;

Considere aumentos previstos em contratos e custos fixos, como água, luz e salários.

De acordo com Bárbara Braz, uma assembleia bem planejada evita uma série de reuniões posteriores. “Definir temas específicos para cada assembleia é uma prática recomendada. Elaborar um calendário anual com as reuniões ordinárias e extraordinárias previstas, concentrando os assuntos para evitar reuniões desnecessárias, além de focar nos temas previstos para a assembleia”, conclui.